保育園の保護者対応の記録の書き方｜個人面談・懇談会・けがの連絡・苦情対応の記入項目と文例

公開 2026年10月9日 カテゴリ: 保育園・こども園・学童

保護者とのやりとりは、朝夕の送迎の立ち話、年に数回の個人面談、クラス懇談会、けがの説明、要望や苦情、子育ての相談と、保育の仕事のあちこちに散らばっています。話した直後は覚えていても、1か月後に「誰が、いつ、何を伝えたか」を聞かれると答えられない。個人面談の記録が毎回「特に問題なし」で終わる。けがの説明をしたのに、あとで「聞いていない」と言われる。そんな困りごとは、記録の型で減らせます。

この記事では、保育所・認定こども園の保護者対応の記録について、制度で決まっていること、場面をまたいで使える6つの欄、個人面談・懇談会・けがの連絡・苦情対応それぞれの記入項目、NG→OK、そのまま使える文例、抜けやすい点をまとめます。

※様式や運用は自治体・事業所によって異なります。最終的には指定権者の指示に合わせてください。記録の様式・保管方法・保存年限は、市区町村の様式・指示と園の定めに従ってください。文例の子ども・保護者・職員・日付・数字はすべて架空です。

1. 制度で決まっていること、決まっていないこと

保護者対応の記録の様式そのものを国が定めているわけではありません。ただし、記録の前提になる決まりはいくつかあり、これを知っておくと「何のために、どの欄を書くか」がはっきりします。

一方で、「面談記録」「苦情対応記録」といった名前・様式・頻度・保存年限を定めた国の規定は見当たりません。何をどう残すかは、市区町村の様式や指導監査の運用、園・法人の定めによります。

苦情については、もう一つ押さえておきたい点があります。職員以外の人を苦情の解決に関わらせることを求める第14条の3 第2項の対象に、保育所は含まれていません。第三者委員を置く園は多いとされますが、置くかどうか、どう関わってもらうかは園・法人の定めです。記録の「報告先」「回答者」の欄は、自分の園の苦情解決の仕組みに合わせて作ります。

なお、保育所保育指針は改訂に向けた検討が進んでいます。この記事は2026年9月時点の現行の指針をもとにしています。

2. どの場面でも使える「6つの欄」

送迎時の会話も、個人面談も、けがの説明も、書く欄は同じ6つに収まります。場面ごとに様式が違っても、この6つが入っているかを確かめれば、あとから読める記録になります。

6つの中でいちばん崩れやすいのが「保護者の話」の欄です。保護者の言葉と、書き手の受け止めを混ぜないことが、記録の信頼性を決めます。「母は不安そうだった」は書き手の受け止めです。「母『夜中に何度も起きるので、眠れていないんです』」と言葉のまま残せば、読む人が自分で受け止めを判断できます。

場面によって足す欄

要望・苦情の欄を受付から完了まで一直線に並べておくと、「今どこで止まっているか」が1枚で分かります。職員の記憶に頼らなくて済むのは、この並びのおかげです。

3. 場面別の記入項目

個人面談

面談の記録は「次の面談で比べられるか」で価値が決まります。園から伝える子どもの姿は、月と場面と回数を入れて具体的に。保護者から聞いた家庭の様子は言葉のまま。決めたことは、園がすることと家庭がすることに分け、誰の提案かも添えます。最後に、次にいつ誰が様子を伝え合うかを書けば、半年後の面談で「前回はこう決めた。その後どうなったか」から話を始められます。

日々の子どもの姿を面談で伝えるには、クラス日誌や個人記録に時刻・動き・言葉で残しておくのが近道です。書き方は保育日誌の書き方にまとめています。

懇談会

クラス全体に向けて話した内容（保育のねらい、行事、生活の流れ）と、保護者から出た質問・意見を分けて書きます。発言者の名前は書かず「保護者から」とし、園がその場で答えたことと、持ち帰って検討することを分けます。懇談会の場で個別の相談を受けたときは、懇談会の記録に混ぜず、個別の記録に移します。

けがの連絡

けがの記録で保育士が書くのは、時刻・場所・体のどこを・大きさや色・処置・第一報の時刻と方法・説明者と同席者・保護者の反応・再発防止のためにすることです。「軽い」「たいしたことはない」といった程度の判断は書きません。受診した場合、医師の説明は聞いたとおりに書きます。第一報を電話で入れ、詳しくは降園時に説明した、というように連絡が2段階になるときは、両方の時刻と相手を残します。

要望・苦情

申し出を受けた職員は、いつ・誰から・どんな方法で（口頭・連絡帳・電話）・どんな言葉で受けたかを書き、いつ誰に報告したかを添えます。そのあとの事実確認、園での検討、保護者への回答（誰が、いつ、どう伝えたか）、改善したこと、完了の確認を順に埋めていきます。申し出た人への評価は記録に要りません。

子育て相談

保護者の言葉と、決めたこと（面談の設定、園でできること、関係機関の紹介）だけを書きます。「育児に自信をなくしている」「精神的に弱っている」のような書き手の見立ては、医療的な判断にも読めるため書きません。保護者の同意を得て関係機関に伝えるときは、伝える先・内容・同意の方法と日付を残します。虐待が疑われるときの通告は別で、保護者の同意は要りません。迷うときは園長・設置者・市町村に相談します。

4. NG→OK

「特に問題なし」では、何を話したのかが残りません。伝えた事実と決めたことを書けば、次の面談で比べられます。

「たいしたことはない」は程度の判断です。大きさ・色・処置と、誰がいつ誰に説明したかを書きます。

申し出た人への評価は要りません。いつ、誰から、どんな言葉で受け、いつ誰に報告したかを残します。

「弱っている」は書き手の見立てで、医療的な判断にも読めます。言葉と、決めたことだけを書きます。

懇談会の記録に発言者の名前は入れません。個別の相談は別の記録に分けます。

「様子を見る」では、誰がいつ確かめるのかが残りません。人と時期を入れます。

5. そのまま使える文例

（　）の中は、園の記録や場面に合わせて書き換えてください。

送迎時の会話（連絡帳の相談を口頭でも受けたとき）

（10月2日）の連絡帳に、母から「（最近、友達の名前をよく口にする）」と書かれていた。（同日17時）の降園時に、担任(C)から園での様子を（2分ほど）伝えた。母「（家でも一緒に遊びたいと言っています）」。次は（10月の個人面談）で改めて伝える。

個人面談で園から伝えたこと

（11月の造形遊び）で、（段ボールを3枚つなげて「電車」を作り、友達を2人乗せていた）。本人は「（つぎは駅もつくる）」と話していた。（12月）は（製作の材料を本人が選べるよう、種類を増やす）。

個人面談で決めたことと次の約束

園：（朝の支度の手順を絵カードで示す）。家庭：（休日の朝だけ本人に任せる。母の提案）。次：（11月の降園時）に担任(C)が母に様子を聞く。報告：（当日17時、園長(A)）。

懇談会の記録

（10月18日16時）、（2歳児クラス）、出席（保護者12名）、進行（担任(C)）、記録（担任(D)）。園から（10月のねらいと、着替えの援助の仕方）を説明。保護者から「（家では着替えを嫌がる）」との話があり、園から（急がず本人が手を出すところを待っている）と伝えた。持ち帰り：（園庭開放の日程）は（11月の便り）で回答。

けがの第一報の電話

（園名）の（主任の(B)）です。お忙しいところすみません。（14時）ごろ、（室内で棚に額をぶつけ）、（5mmほどの赤み）があります。（冷やして）、今は（おやつを食べて）います。詳しくはお迎えのときにお話しします。

けがの記録（降園時の説明まで）

（14時05分）、（保育室）で（午睡明けに布団から立ち上がる際に棚に右の額をぶつける）。（5mmほどの赤み）。（看護師(F)）が（冷やした）。第一報：（14時20分、母の携帯へ電話、主任(B)）。説明：（16時50分、保育室、担任(E)、主任(B)同席、祖母へ）。祖母「（母にも伝えます）」。再発防止：（布団と棚の間を50cm空けて敷く）。

要望をいったん預かるとき（保護者への言葉）

教えていただき、ありがとうございます。園長とも相談してからお答えしたいので、（金曜日）までお時間をいただけますか。お返事は（お迎えのとき）にお伝えします。

苦情への回答（改善を伝える）

お申し出を受けて、（食べ残しを持ち帰る決まり）について園で話し合いました。（来週の月曜日）から、（持ち帰りはやめ、食べた量を連絡帳でお知らせする形）に変えます。

苦情対応の記録（受付から完了まで）

受付：（10月9日17時50分、降園時、父、口頭、遅番保育士(G)）。内容「（給食の食べ残しを毎回持ち帰らせないでほしい）」。報告：（10月10日8時30分、主任(B)）。事実の確認：（持ち帰りの決まりは、（3年前）から全クラスで実施）。検討：（10月11日の職員会議）。回答：（10月13日降園時、園長(A)から父へ口頭）。改善：（10月20日から持ち帰りをやめ、食べた量を連絡帳で知らせる）。完了：（10月27日、父「分かりました」、担任(C)）。

関係機関を紹介するとき（保護者への言葉）

（市の子育て支援センター）では、（保育士や保健師さん）に子育ての相談ができます。園から先に（お話ししておく）こともできますが、それはご家族が決めてくださって大丈夫です。

関係機関に伝えることに同意を得たとき

（10月20日）の面談で、父の希望により（市の子育て支援センター）に（園での様子と、朝の支度についての相談内容）を伝えることに（口頭で）同意を得た。伝える範囲は（上記のみ）。伝達：（10月21日、園長(A)から電話）。

6. 抜けやすいところ（チェックリスト）

配慮が必要な子について保護者と計画を共有するときの型は、保育園の個別指導計画の書き方と記入例の6章にまとめています。

放課後児童クラブ（学童保育）で保護者とやりとりする記録は、学童保育の日誌の書き方と記入例に、けがの連絡や引き渡しの書き方をまとめています。

まとめ

• 保護者対応の記録は「園から伝えたこと」「保護者の言葉」「決めたこと」「次の約束」「報告」に分ければ、送迎・面談・懇談会・けが・苦情のどの場面でも書ける
• 保護者の言葉は「　」でそのまま残し、書き手の受け止めと混ぜない
• けがは程度を判断せず、大きさ・色・処置・第一報・説明者と同席者・保護者の反応・再発防止を残す
• 要望・苦情は受付から完了までを1枚で追えるようにする。窓口の設置などの措置は義務、第三者委員の置き方は園・法人の定め
• 懇談会の記録に個人名は入れず、個別の相談は分ける
• 秘密の保持を前提に見る人と置き場所を決める。虐待が疑われるときは、同意を待たずに通告する

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