サビ管のアセスメント・面談記録の書き方｜個別支援会議の記録、本人参加と意思決定支援、生活介護・就労系の文例15本
個別支援計画そのものは整っているのに、その前にあるアセスメント票や面談記録、個別支援会議の記録が「特に希望なし」「原案どおり決定」の一行で終わっている。運営指導で見られるのは、この「前」の部分です。計画が本人の希望から出てきたものだと説明するには、聞き取りと会議の記録が残っていなければなりません。
この記事では、生活介護・就労継続支援A型／B型・就労移行支援のサービス管理責任者（サビ管）向けに、アセスメント・面談記録・個別支援会議の記録の書き方を、基準で決まっていることの整理、聞き取り項目、NG→OK、場面別の文例、チェックリストの順でまとめます。
※様式や運用は自治体・事業所によって異なります。最終的には指定権者の指示に合わせてください。文例の利用者・家族・職員・事業所・日付・数字はすべて架空です。
1. 基準で決まっていること
根拠は指定障害福祉サービス基準（平成18年厚生労働省令第171号）第58条です。条文は療養介護のものですが、生活介護は第93条、就労移行支援は第184条、就労継続支援A型は第197条、B型は第202条で準用されています。
| 項目 | 決まっていること | 条文 |
|---|---|---|
| アセスメントの中身 | 利用者の有する能力、置かれている環境、日常生活全般の状況等を評価し、希望する生活や課題等を把握する。自己決定の尊重と意思決定の支援に配慮する | 第2項 |
| 意思決定の支援 | 自ら意思を決定することに困難を抱える利用者は、意思・選好・判断能力等を丁寧に把握する | 第3項 |
| 本人との面接 | アセスメントは利用者に面接して行う。面接の趣旨を十分に説明し、理解を得る | 第4項 |
| 会議 | 計画作成の会議（個別支援会議）は利用者と担当者等を招集して行う。テレビ電話装置等も使える。利用者の意向等を改めて確認し、原案への意見を求める | 第6項 |
| 本人参加 | 令和6年度の報酬改定で、やむを得ない場合を除き本人の参加が原則になった | 報酬改定 |
| 同意と交付 | 原案を利用者または家族に説明し、文書により利用者の同意を得る。計画は利用者と相談支援事業者の両方に交付する | 第7項・第8項 |
| 見直しの間隔 | 少なくとも6か月に1回以上。就労移行支援は3か月に1回以上。見直しのときも本人に面接し結果を記録する | 第9項・第10項 |
| 情報のやりとり | 他の事業者等に利用者の情報を提供するときは、あらかじめ文書で同意を得る | 第36条第3項 |
この表で押さえておきたいのは、面接・説明・同意の相手が「利用者本人」だという点です。家族の意向は大切ですが、同意の主体は本人であり、会議への参加も本人が原則です。記録もそれに沿った形で残します。
なお、地域によっては事業所の個別支援会議を「サービス担当者会議」と呼ぶことがあります。本来のサービス担当者会議は、相談支援専門員がサービス等利用計画のために開く会議です。記録には「誰が開いた会議か」を書いておくと、後から読む人が混同しません。相談支援側の会議についてはサービス等利用計画の書き方にまとめています。
2. 面談で聞き取る項目
アセスメント票の欄は事業所ごとに違いますが、第2項の「能力・環境・日常生活全般の状況・希望する生活・課題」に沿って整理すると、抜けが減ります。
| 区分 | 聞き取る内容 | 記録のポイント |
|---|---|---|
| 有する能力 | 作業や活動で本人が自分でできていること、時間、量、手助けの有無 | 見えた動作と数字で書く |
| 置かれている環境 | 家族構成、通所の手段、家での過ごし方、使っている他のサービス | 誰から聞いたかを添える |
| 日常生活全般の状況 | 食事・休憩・通院など毎日の流れ、休みたい曜日や理由 | 本人の言葉をそのまま |
| 希望する生活 | やってみたいこと、続けたいこと、将来の住まいや働き方 | 本人と家族を分ける |
| 課題 | 本人が困っていること、職員の見立て | 見立ては「見立て」と書いて分ける |
| 意思決定の支援 | 言葉で答えにくいときに何を示したか、本人が何を選んだか | 提示した選択肢と反応を書く |
「希望する生活」の欄に「特に希望なし」と書く前に、写真や実物を並べて選んでもらう、日を改めてもう一度聞くといった手順を踏み、その過程を記録します。第3項の「意思及び選好並びに判断能力等を丁寧に把握する」は、この過程を残すことで示せます。
3. 記録の型は4つ
アセスメント記録も面談記録も、次の4つを意識すると読み手に伝わる形になります。
| 型 | 書き方 |
|---|---|
| 聞いた相手 | 本人・家族・関係機関のどれか。話し手ごとに行を分ける |
| 言葉 | 本人の発言は「 」で囲み、言い換えない |
| 事実 | 時刻・回数・量・見えた動作。書き手の見立ては「見立て」と明記して分ける |
| つなぎ先 | 聞いた内容が、原案の意向・方針・課題・目標・留意事項のどこに使われるか |
面談記録の冒頭には、日時・場所または方法・出席者に加えて、面接の趣旨をどう説明し、本人がどう受け止めたかを1行入れます。第4項の手順を踏んだことが、この1行で示せます。
個別支援会議の記録は、次の順に並べると「原案どおり決定」で終わらなくなります。
- 本人の参加の状況（出席・テレビ電話・途中退席・参加できなかった）
- 本人の意向の再確認（本人の言葉）
- 原案への意見（話し手ごと）
- 修正した点と決定事項
- 次の手順（説明・同意の予定、本人と相談支援事業者への交付の予定）
4. NG→OK
NG本人より聞き取り。特に希望なし。
OK「ここで何をしたいですか」には返事がなかった。午前の活動の写真を3枚並べると、洗車の写真を指して「これ、やる」と話した。
「希望なし」は、聞き方が合わなかっただけのことがほとんどです。示したものと、本人が選んだものを書きます。
NG家族の意向を確認し、本人も了承。
OK父「毎日通ってほしい」。本人「木曜は休みたい。病院の日」。本人の意向を中心に週4日で原案を作ることを、本人と父に伝えた。
本人と家族の意向が違うときほど、行を分けて残す意味があります。どちらを中心に原案を作ったかも書きます。
NG会議にて原案を検討、異議なく承認。
OK本人「作業は今のままがいい」。職業指導員「午後の作業を1時間にしてから、途中の休憩の申し出が減った」。母「帰りの時刻を連絡帳に書いてほしい」。原案に帰りの時刻の連絡を加えた。
話し手ごとに意見を書き、原案のどこが変わったかを1行添えます。変わらなかった場合も「意見を受けて変更なし」と書けます。
NG本人欠席のため職員で決定。
OK本人は発熱で欠席した。前日の面談で「朝の作業を続けたい」と話していた。会議の3日後に原案を説明し、本人は「それでいい」と答えた。
参加できなかった理由、会議の前に確かめた意向、会議の後に説明したときの本人の答え。この3つがそろって初めて、本人抜きで決めたのではないことが分かります。
NG作業能力は高い。意欲もある。
OK洗車の作業で、ホースの水を止めるタイミングを自分で決めている。車1台の洗車に約20分。拭き残しは2か所で、職員が指さすと自分で拭き直した。本人「泡を流すのが好き」。
「高い」「ある」は書き手の評価です。動作・時間・本人の言葉に置き換えると、次の目標の数字がそのまま出てきます。
5. 場面別の文例
（ ）の中は事業所の実情に合わせて書き換えてください。
初回面談（面接の趣旨の説明）
日時：（5）月（7）日（13）時30分から（14）時20分 相談室。出席：利用者（ ）、姉、サービス管理責任者（ ）。趣旨の説明：「これから一緒に支援の計画を作るために、毎日の過ごし方や、やってみたいことを聞かせてください」と伝えた。本人は「いいよ」と答え、「決めるのは自分？」とたずねた。「最後はあなたが決めます」と答えると、うなずいた。記録者：サービス管理責任者（ ）。
意思決定の支援（選択肢を示した過ごし方の聞き取り）
「午後は何をしたいですか」には答えがなかった。（軽作業）（園芸）（休憩室）の写真を1枚ずつ見せると、園芸の写真を手に取り「外」と言った。翌日も同じ3枚を見せると、再び園芸を選んだ。2日続けて同じ選択だったため、午後の活動の希望は園芸として原案に載せる。
アセスメント（置かれている環境の欄）
話し手：姉（電話、（5）月（12）日）。聞き取った事実：夕食後は1時間ほどラジオを聞く。休日は近所の公園まで一人で散歩する。姉の意向：「今の生活を続けながら、将来の住まいも考えたい」。本人の意向：住まいについては本人からまだ聞いていない。次回の面談で本人に聞く。
アセスメント（日常生活全般の状況の欄）
本人「木曜は病院の日だから休みたい」。通所は（母）の送迎で（9）時ごろ到着。昼食は持参の弁当を（食堂）で食べている。休憩は午前・午後に各（15）分。「休憩のあと、作業に戻るのが遅れる」は職員の見立てで、本人からは「時計を見るのを忘れる」と聞いた。つなぎ先：留意事項（通院日の配慮）、短期目標（休憩後の作業再開）。
個別支援会議（本人がテレビ電話で参加）
方法：事業所の会議室と本人の自宅をテレビ電話でつないだ。本人が「家からなら話せる」と選んだ。本人の意向の再確認：「作業は週3日から始めたい」「お昼はみんなと食べたい」。原案への意見：生活支援員「昼食は大きなテーブルで一緒にとれる」。相談支援専門員「サービス等利用計画も週3日で合わせる」。決定事項：通所を週3日とする原案で、本人への説明と同意に進む。
個別支援会議（本人が途中で退席した）
本人は開始から（20）分間出席し、「作業は今のままがいい」「帰りは（16）時にしたい」と話したあと、「疲れた」と言って退席した。退席後は職業指導員・生活支援員・母で原案への意見を出し合った。本人が退席後に決まった点（帰りの時刻の連絡方法）は、翌日の面談で本人に伝え、「それでいい」と答えた。
個別支援会議（本人が参加できなかった）
参加できなかった理由：会議の前日から入院しており、病院の都合でテレビ電話も使えなかった。事前の意向確認：（6）月（2）日の面談で、本人「退院したら、同じ曜日に来たい」。事後の意向確認：退院後の（6）月（16）日、原案を本人に説明した。本人は目標の時期を「夏まで」に延ばしたいと話し、原案を直した。扱いの確認：本人が参加できなかった場合の扱いは、指定権者に確認した内容を記録に添えた。
照会の前の同意（前の事業所への確認）
前の事業所（ ）に、作業の経験と配慮していた点を照会するにあたり、相手先と伝える範囲（氏名・利用期間・作業内容）を示した同意書を（5）月（9）日に本人へ説明し、署名を受けた。照会は（5）月（13）日に電話で行った。
モニタリング面接（就労移行支援・3か月）
計画の同意日から3か月以内の見直しとして面接した。目標「週4日の訓練」は、予定50日のうち出席46日。本人「朝の電車は慣れた。次は実習に行きたい」。実習を支援内容に加える一部変更とし、アセスメントから同意・交付までの手順を踏む。
説明・同意・交付の記録
（6）月（20）日、原案を本人に説明した。本人「それでいい」と答え、同意書に署名した。同日、本人に計画を交付。相談支援事業所（ ）には（6）月（21）日に交付した。
6. 本人が参加できなかったときに残す3点
本人参加が原則になった今、会議に本人がいなかった記録は、それだけで目に留まります。次の3点をそろえます。
| 残すこと | 書き方の例 |
|---|---|
| 参加できなかった理由 | 発熱、入院、本人が「行きたくない」と話した、など事実のまま |
| 事前の意向確認 | 会議の前に面談した日と、本人の言葉 |
| 事後の意向確認 | 会議の後に原案を説明した日と、本人の答え。直した点があればその内容 |
「やむを得ない場合」に当たるかどうか、どこまでを記録に残せばよいかは、指定権者によって扱いが異なります。確認した内容を記録に添えておくと、後から説明できます。
7. 抜けやすいところ
- 面接の趣旨の説明：本人と面接した日時と、趣旨をどう説明したかが書かれているか。家族や前の事業所の話だけでアセスメントを終えていないか
- 本人と家族の意向の分離：同じ欄に混ざっていないか。同意の主体は本人
- 照会の前の同意：前の事業所や医療機関に照会する前に、相手と範囲を示した文書の同意を取っているか
- 参加できなかった会議：理由、事前と事後の意向確認、指定権者に確認した扱いが書かれているか
- 就労移行支援の期限：6か月ではなく3か月に1回以上で管理しているか。サービスごとの間隔を一覧にしているか
- 相談支援事業者への交付：本人への交付と別に、日付で残しているか
- 会議の名前：事業所の個別支援会議か、相談支援専門員のサービス担当者会議か、記録で区別できるか
見直しの面接とその後の記録については、モニタリングの書き方もあわせて参考にしてください。
まとめ
- アセスメントは本人と面接して行う。面接の趣旨の説明と本人の受け止めを1行残す
- 聞き取りは「能力・環境・日常生活の状況・希望する生活・課題」に沿って整理し、本人と家族の意向は行を分ける
- 記録の型は「聞いた相手・言葉・事実・つなぎ先」の4つ
- 個別支援会議は本人参加が原則。参加の状況、意向の再確認、話し手ごとの意見、修正点の順で書く
- 参加できなかったときは、理由と事前・事後の意向確認を残し、扱いは指定権者に確認する
- 見直しは6か月に1回以上、就労移行支援は3か月に1回以上。交付は本人と相談支援事業者の両方に
よくある質問
アセスメントは家族や前の事業所からの聞き取りだけで済ませてもいいですか？
基準では、アセスメントは利用者本人に面接して行い、面接の趣旨を十分に説明して理解を得ることになっています。家族や関係機関の話は補う材料です。本人と面接した日時と、趣旨をどう説明したかを記録に残します。
個別支援会議に本人が出席できなかったとき、どう記録しますか？
参加できなかった理由、会議の前に本人の意向を確かめた日と言葉、会議の後に原案を説明して本人がどう答えたかを書きます。令和6年度から本人参加が原則になっているため、やむを得ない場合の扱いは指定権者に確認し、その内容も添えておきます。
個別支援計画の見直しは何か月ごとですか？
少なくとも6か月に1回以上です。就労移行支援は3か月に1回以上と短くなります。見直しのときも本人に面接し、その結果を記録します。
本人の意向と家族の意向が違うとき、どちらを書きますか？
両方を、話し手が分かるように別の行に書きます。原案には本人と家族の両方の意向を載せますが、文書で同意する主体は本人です。本人の言葉を中心に原案を作り、家族にもそのことを伝えた経過を残します。
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