ヒヤリハット報告書と事故報告書の書き方｜放デイ・児発の記入例、原因分析と再発防止、自治体への報告の記録

公開 2026年10月31日 カテゴリ: 放デイ・児発

事故の報告書は、起きてから慌てて書くことになりがちです。ヒヤリハットのほうは「様式はあるけれど1か月に1枚も出てこない」という事業所が少なくありません。どちらも、書く順番と入れる項目が決まっていれば、短い時間で、あとから読める記録になります。

この記事では、放課後等デイサービス・児童発達支援のヒヤリハット報告書と事故報告書の書き方を、1件分の記入例・入れる6要素・NG→OKの言い換え・原因分析・再発防止策・保護者への連絡と自治体への報告の記録の順にまとめます。安全計画とのつなぎ方と、運営指導で見られる点も最後に置きました。

※様式や自治体への報告の範囲・期限は、都道府県・市町村によって異なります。最終的には指定権者の要領と事業所の手順に合わせてください。文例のこども・職員・事業所・日付・数字はすべて架空です。

ヒヤリハット報告書の記入例（1件分）

まず、完成した形を1件だけ見ておきます。これが書ければ、残りは場面を入れ替えるだけです。

書けていないことが多いのは「どう防げたか」と「次にすること」の2つです。ここが空のままだと、集めても対策につながりません。

1. ヒヤリハットと事故報告は、役割が違う

同じ用紙で済ませている事業所もありますが、2つは目的が違います。分けて考えると、どちらも書きやすくなります。

事故が起きたときの決まりは、児童福祉法に基づく指定通所支援の運営基準（平成24年厚生労働省令第15号）にあります。児童発達支援の事故発生時の対応は第52条で、放課後等デイサービスにも同じ内容が適用されます。

記録の保存については、同じ基準の「記録の整備」の規定で、事故の状況および採った処置についての記録を、支援を提供した日から5年間保存することとされています（自治体の条例で扱いが異なる場合がありますので、指定権者で確認してください）。

一方で、どの事故を自治体に報告するか、いつまでに出すか、どの様式を使うかは、基準ではなく都道府県・市町村の要領で決められています。「全国一律で何日以内」と覚えるのではなく、自分の事業所の指定権者の要領を印刷して手順書に挟んでおくのが確実です。

2. ヒヤリハット報告書に入れる6つの要素

長い様式は出てきません。次の6つだけにすると、5分で1枚書けます。

「至らなかった理由」は、ヒヤリハットだけにある欄です。偶然で防げたのなら、次は偶然がない日に起きます。ここを正直に書けるかどうかで、報告が対策に変わるかが決まります。

3. NG→OKで見る、報告書の直し方

事実の欄に、推測と評価を混ぜない

「落ち着かず」「勝手に」「危険だった」は、書いた人の受け取り方です。時刻と行動で書くと、読んだ職員が同じ場面を思い浮かべられます。

原因の欄に、職員の反省文を書かない

報告書は、職員を責めるための用紙ではありません。「30秒」「95cm」のように条件で書くと、次に直せるものが見えます。

ケガの説明に、職員の見立てを書かない

診断名は、医師の診断をそのまま書き写します。受診前なら「受診中」「診断結果は追って記載」とします。

再発防止策を、心がけで終わらせない

「強化する」は、1か月後に実施できたかを確かめられません。誰が・いつまでに・何をするかの3つが入っていれば、次の会議で確認できます。

保護者への連絡を、まとめて済ませない

連絡は、早いほうが説明がしやすくなります。日時・相手・伝えた内容・相手の言葉を残します。

4. 場面別の文例

（ ）の中は、お子さんと事業所に合わせて書き換えてください。

ヒヤリハット：送迎車の乗り降り

（ 9 ）月（ 10 ）日（ 15 ）時（ 50 ）分、送迎車から降りる際、Bさんが職員の介助を待たずにスライドドアから降りようとした。職員（ 〇〇 ）が腕を支え、段差で止まった。転倒はしていない。降車の順番を決めていなかったため、Bさんが先頭になっていた。次回から、降車は職員が1名ずつ名前を呼ぶ方式にする（（ 9 ）月（ 11 ）日から・（ 〇〇 ））。

ヒヤリハット：食事・おやつ

（ 9 ）月（ 12 ）日（ 16 ）時（ 10 ）分、おやつのとき、Cさんの皿に、他の児童用のクッキー（小麦を含む）が1枚混ざっていたことに、配る前に職員（ 〇〇 ）が気づいた。Cさんは小麦の除去が必要な児童で、本人には渡っていない。おやつを皿に分ける作業を1名で行っていた。次回から、除去が必要な児童の皿は専用のトレイに分け、配る前に2名で声に出して確認する（（ 9 ）月（ 13 ）日から・（ 〇〇 ））。

ヒヤリハット：こどもどうしの接触

（ 9 ）月（ 17 ）日（ 16 ）時（ 30 ）分、プレイルームで、Dさんが走って移動した際、床に座っていたEさんの背中に手が触れ、Eさんが前に倒れそうになった。Eさんは手をついて体を支え、ケガはない。室内の走る導線と座って遊ぶ場所が重なっていた。マットの位置を壁側に寄せ、走る導線と分ける（（ 9 ）月（ 18 ）日・（ 〇〇 ））。

ヒヤリハット：薬

（ 9 ）月（ 19 ）日（ 16 ）時（ 00 ）分、預かっていた薬の袋を確認したところ、Fさんの袋に（ 9 ）月（ 18 ）日分の薬が残っていた。前日の服薬の時間に職員が声をかけておらず、渡し忘れていた。本人への影響はなく、（ 9 ）月（ 19 ）日（ 16 ）時（ 10 ）分に母へ電話で報告し、主治医に相談してもらうよう伝えた。預かり薬の受け渡しを記録する用紙を作り、渡した職員が時刻と氏名を記入する（（ 9 ）月（ 22 ）日から・（ 〇〇 ））。

事故報告書：発生時の状況

（ 9 ）月（ 8 ）日（ 16 ）時（ 35 ）分、事業所のプレイルームで、Aさん（小学（ 2 ）年）が平均台から降りる際にバランスを崩し、左ひじを床についた。職員（ 〇〇 ）は平均台の横（約1m）で見守っていた。本人は「ひじが痛い」と話した。左ひじの外側に（ 3 ）cmほどの赤みと腫れを確認した。出血・変形はなく、腕は自分で動かせた。

事故報告書：事故に際して採った処置

（ 16 ）時（ 37 ）分、座って休ませ、保冷剤をタオルで包んで患部に当てた。（ 16 ）時（ 50 ）分、母の携帯に電話し、部位・時刻・対応を伝え、受診について相談した。（ 17 ）時（ 10 ）分、迎えに来た母に、職員（ 〇〇 ）と管理者（ 〇〇 ）から直接説明した。（ 17 ）時（ 30 ）分、（ 〇〇 ）整形外科を受診。（ 19 ）時（ 10 ）分、母から「左ひじ打撲、湿布のみ」と電話で連絡を受けた。

事故報告書：原因の分析

本人の状況: 平均台から降りるときに両足をそろえて飛び降りる動きを好み、着地が不安定になることが（ 8 ）月から数回あった。／職員の状況: 見守りの職員は平均台の横約1mにいたが、降り口ではなく中央の位置にいた。／環境の状況: 平均台の降り口の下にマットが敷かれておらず、床はビニル床材だった。

事故報告書：再発防止策

1 平均台の降り口にマット（厚さ（ 5 ）cm）を敷く（（ 9 ）月（ 9 ）日・（ 〇〇 ））。2 見守りの職員は降り口側に立つことを、活動の手順書に書き加える（（ 9 ）月（ 10 ）日・（ 〇〇 ））。3 Aさんの個別支援計画の「運動・感覚」の支援内容に、降りる動作を職員と一緒に行う練習を加える（（ 9 ）月（ 12 ）日の見直しで・児発管（ 〇〇 ））。4 （ 10 ）月のケース会議で、1から3の実施状況を確認する（（ 〇〇 ））。

自治体への報告の記録

（ 9 ）月（ 9 ）日（ 10 ）時（ 00 ）分、（ 〇〇 ）市（ 〇〇 ）課（ 〇〇 ）氏へ、市の様式で事故報告書を電子メールで提出した。受領の返信を同日（ 11 ）時（ 20 ）分に受けた。受診結果が確定したため、（ 9 ）月（ 12 ）日に続報を提出した。

保護者への説明の記録（後日の面談）

（ 9 ）月（ 12 ）日（ 17 ）時（ 00 ）分から（ 17 ）時（ 30 ）分、相談室で母と面談。管理者（ 〇〇 ）、児発管（ 〇〇 ）、担当職員（ 〇〇 ）が同席。事故の時刻と状況、受診の経過、再発防止策の1から4を書面で示して説明した。母から「マットを敷いてもらえるなら安心です。本人は今は痛がっていません」とのこと。次回の面談は（ 10 ）月の個別支援計画の見直しのときに行う。

連絡帳での伝え方（軽いヒヤリハットの共有）

今日は玄関で、送迎車が見えたときにAさんが先に外へ出ようとする場面がありました。すぐに職員が声をかけて、一緒に室内で待つことができました。来週から、お迎えの待機場所を相談室に変えます。ご家庭でも、車が見えたときの「待っててね」の声かけを、同じ言い方でそろえられるとありがたいです。

連絡帳の書き方は連絡帳の書き方にまとめています。

5. 原因分析は「本人・職員・環境」の3つに分ける

原因の欄が「職員の確認不足」だけで終わっている報告書は、次に打つ手が「気をつける」しかなくなります。3つに分けると、直せるものが必ず1つは出てきます。

「なぜ」を重ねるときも、人に向けずに条件に向けます。「なぜ玄関に職員がいなかったか→送迎準備が2名同時だったから→なぜ同時か→役割分担表に玄関の担当がないから」のように進めると、最後に直せるもの（役割分担表）に着きます。

6. 再発防止策は「物・手順・計画」の3段で考える

対策が心がけに寄ってしまうのは、物と手順を先に考えていないからです。次の順番で出すと、実行できる策になります。

1と2を書いたら、必ずいつ確認するかも決めます。「（ 10 ）月のケース会議で実施状況を確認する」の一文があるだけで、報告書が1回で終わらなくなります。

事故とヒヤリハットの集計は、年1回の自己評価にも使えます。自己評価の書き方は自己評価・保護者評価の書き方にあります。

7. 安全計画とつないでおく

運営基準には、安全計画の策定等の規定（第40条の2）があります。事業所ごとに安全計画を定め、それに従って必要な措置を講じることとされており、計画には設備の安全点検、事業所外での活動を含む日常生活での安全指導、従業者への研修および訓練が含まれます。あわせて、従業者への周知と研修・訓練の定期的な実施、保護者への周知、計画の定期的な見直しも求められています。

ヒヤリハットは、この安全計画を見直すときの材料になります。つなぎ方は次のようにすると簡単です。

安全計画の見直しの記録（例）

（ 10 ）月（ 3 ）日のケース会議で、（ 7 ）月から（ 9 ）月のヒヤリハット（ 14 ）件を場所別に集計した。玄関（ 5 ）件、送迎車（ 4 ）件、プレイルーム（ 3 ）件、その他（ 2 ）件。玄関が最も多かったため、安全計画の設備の安全点検の項目に「玄関の補助錠の施錠」を加え、こどもへの安全指導に「お迎えは相談室で待つ」を加えた。見直し後の計画は（ 10 ）月（ 10 ）日に全職員に配付し、（ 10 ）月のおたよりで保護者に周知した。

8. 運営指導で見られやすい点

• 事故の記録に、状況と採った処置の両方があるか：状況だけ、対応だけになっていないか
• 家族への連絡の日時が残っているか：「連絡済み」ではなく、何時に誰に何を伝えたか
• 自治体への報告が、指定権者の要領の対象・期限・様式に沿っているか：要領を手順書に挟んでおく
• 記録が保存されているか：事故の記録は提供した日から5年間（条例の定めは指定権者で確認）
• 再発防止策に担当と期限があり、実施したことが分かるか：策を書いた報告書だけで終わっていないか
• 安全計画があり、研修・訓練と見直しの記録があるか：計画を作っただけになっていないか
• ヒヤリハットが職員から出ているか：様式があるのに0件が続いていないか

指定申請から初回の運営指導までにそろえる書類の順番は指定申請から初回の運営指導までの書類の書き方にまとめています。

あわせて読みたい記事

事故やヒヤリハットのその日の様子は、日々の記録にも残ります。「楽しそう」「落ち着かない」を事実に直す言い換えは支援記録の書き方（放デイ・児発）に、ケガを保護者に伝える文は連絡帳の書き方にあります。委員会の議事録の形をそろえたいときは虐待防止委員会の議事録テンプレートと書き方が、再発防止策を計画に落とすときは個別支援計画の書き方と記入例が参考になります。

まとめ

• ヒヤリハットは事業所の中で共有する記録。事故が起きたときは、運営基準で都道府県・市町村・家族等への連絡と、状況および採った処置の記録が決まっている
• 自治体への報告の対象・期限・様式は指定権者の要領で決まる。全国一律ではないので、要領を手順書に挟んでおく
• ヒヤリハット報告書は、いつ・どこで／誰が／何が起きたか／至らなかった理由／とった対応／次にすることの6つで足りる
• 事実の欄に推測と評価を混ぜない。原因は本人・職員・環境の3つに分け、職員の反省文にしない
• 再発防止策は、物を変える・手順を変える・計画に入れるの3段で出し、担当と期限と確認の時期を書く
• ケガの説明は医師の診断をそのまま書き写す。受診前は「受診中」とする
• 集計したヒヤリハットは、安全計画の点検項目・安全指導・研修の見直しに反映する

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